Dalam pensijilan halal atau pembangunan sistem jaminan halal, audit dalaman merupakan elemen yang sangat penting. Sebagaimana yang biasa diketahui umum, bila tibanya audit di sesebuah organisasi pasti ia satu perkara yang menakutkan, atau meributkan dan stres, tidak dinafikan. Akan tetapi jika difahami peranan audit dan peranan setiap komponennya, audit sebenarnya sesuatu proses yang dapat dihargai (appreciate) dan menjadikan kita berpuas hati kerana tahu apa yang kurang, apa yang cukup. Berbalik kepada keperluan pensijilan halal, pelaksanaan audit dalaman di peringkat syarikat/pemohon adalah mustahak bagi memastikan sistem benar-benar berfungsi mengikut peranannya, dan tidak semata-mata 'cantik di atas kertas'. Berikut sekadar perkongsian peribadi beberapa perkara/pengajaran yang dapat direnungkan berkaitan dengan audit halal dalaman/mock audit:
1. Bukan hal main-main. Pada mulanya, kefahaman tentang audit halal dalaman ini macam: "Alah, senang saja ni...ambil mpphm, mhms, ms semua prap...buat saja checklist...jalannn.. Oh no my dear, tidak semudah itu. Untuk melaksanakan audit (dalam konteks ini, halal) ia bukan satu perkara yang mudah, kerana memerlukan persiapan yang lengkap (kena ada audit plan, scope of audit, audit principle, audit SOP, checklist dan sebagainya). Ianya "sacred"- mesti diambil serius, bukan main-main, sambil lewa, ikut dan, atau sekadar asal buat, sebab kita ambil masa orang lain, ambil waktu kerja orang lain. We have to respect that. Tambahan pula, ia benda serius dan sampai boleh bawa kepada perundangan /tindakan undang-undang dan reputasi jika tersilap langkah. Sebab itu kena buat betul-betul. Perlu ada perancangan tarikh dan waktu yang betul, kena ada format yang jelas, teratur dan dijelaskan dengan terang kepada pihak-pihak yang berkaitan. Guru kami pesan: "there is NO such thing as suprise audit in industry." Ini bukan Melodi, nak terjah-terjah retis. Sekurang-kurangnya anggaran masa itu ada. Karang bertembung dengan production schedule nak-nak pula waktu peak sale boleh berperang dalam syarikat.
2. Negotiation skill. Melaksanakan audit, hatta dalaman sekalipun perlu kepada kemahiran bercakap/komunikasi. Kena ada kemahiran tawar menawar (negotiation skill). Kemahiran ini adalah kemahiran kunci. Tetapi, tak diajarkan biasanya, atau kebiasaannya diajar sekadar teori dan ini adalah sangat tak memadai. Sungguhpun begitu, melalui pengalaman, saya dapat perhatikan dan belajar melalui praktikal melihat mereka yang berpengalaman bagaimana mereka menjalankan audit di lapangan. Praktikal kepada pelaksanaan audit adalah sangat penting kerana banyak perkara yang tak dapat dikecapi melalui teori. Hal ini kerana kita perlu berinteraksi secara profesional tetapi masih mampu memberikan keselesaan kepada auditee.
3. Audit adalah aktiviti manusiawi. Very human process. Manusia dia ada emosi, ada ego dan berbagai tabiat intrinsik. Ia adalah seni bicara. State-of-art. Pendekatan judgemental dan menghukum ketika proses adalah satu bencana dan mesti dihindarkan. Audit bukan tempat nak flex.
4. Kebijaksanaan, hikmah, pengalaman akan mematahkan EGO. Jika circle akademik, sudah pasti memang biasa ada pandangan dan justifikasi berbagai-bagai, (well golongan bijak pandai kan?). "Aku rasa aku punya betul." Tapi NO. Wisdom, experience, bisa mematahkan ego yang dirasakan pandai. In industry, we do like industry. Audit dibuat untuk baiki sistem bukan nak tunjuk siapa superior academically. Jika salah, ia dikatakan salah, no sugarcoat. Guru kami pesan, lebih-lebih lagi bab halal, ia soal agama, soal hukum, integriti, jika kita tidak buat betul-betul, bagaimana nanti untuk jawab di Hari Perhitungan nanti? (Ya, memang menginsafkan)
(Lihat imej bawah) Bayangkan, kalau dapat kilang begini. Haa...macam mana nak mula audit. Di mana nak akhirkan audit? Sebab itu planning is key.
5. Audit Halal boleh menyatukan kaum. Haa yang ini rare kan? But this is what I feel and had experienced. My personal thought. Ketika audit, kita berpeluang berinteraksi dengan berbagai kaum, during that process, we share thoughts and ideas, and even aspiration. Indeed sebenarnya sijil halal mampu menyatupadukan masyarakat majmuk.
6. Kemahiran analisis dokumen. Yang ini pun biasanya tak diajar formal. Ya, kita tahu nama-nama SOP, all sorts of document tapi - what actually is it? Apa yang kita kena buat dengan satu fail tebal yang bermacam-macam dokumen dalamnya? What we are looking for? Ada lesen PBT, ada kontrak pest control, waste management - tapi kalau tak tahu apa yang hendak ditengokkan, memang menung la jawabnya. Seoalah-olah melihat hieroglif yang diteka-teka apa maksudnya. Kemahiran ini tersangat penting dan di sini kefahaman bukan setakat halal sahaja, tetapi GMP, HACCP dan lain-lain kena garap semua bila kita semak dokumen. (Itu belum masuk mazhab-mazhab QMS lagi). Hatta, nak buat sesuatu SOP pun ada caranya, bukan main taram. Antaranya tak boleh terlalu ambiguous, dan mesti spesifik. (Haa, macam mana nak cari skill ini? Memang kena belajar dari orang yang berpengalaman).
7. Keberanian. Yang ini pun sangat penting, hampir dengan aspek profesionalisme sebenarnya. Bila buat audit, auditor memang kena proaktif dan kena berani untuk check seisi lokasi, ruangan, section, kitchen, toilet, everything yang ada dalam skop. Kalau introvert, malu-alah, zuhud tak kena tempat, memang tak sesuai ketika mana menjalankan audit. (Bukan bermaksud introvert tak boleh jadi auditor, tapi kena latih, dan kena cari keberanian) Iyalah kan bayangkanlah kita pergi tempat orang, kemudian nak suruh buka itu buka ini di premisnya kan. Buka tong sampah, buka storage, buka peti sejuk dan sebagainya (uiiii...wallahi, segan woo. Macam mencari-cari aib pula- tapi that is not the case!) Tapi, jika sebagai auditor ia adalah hak dan amanah yang mesti ditunaikan. Biar jumpa masa internal audit, jangan jumpa masa 3rd party audit, lagi besar implikasinya!
Ringkasannya di sini, audit adalah satu perkara yang unik dan (ada dispilin dan macam kena ada pedagogi dia sendiri) tersendiri dalam pensijilan halal. Berminat nak jadi halal internal auditor? Haa...boleh lah masuk kursus, banyak Pusat Latihan Halal Berdaftar HPB tawarkan. (Pastikan berdaftar, nanti sijil ada jata, baru la laku nak cuba-cuba jadi juruaudit dalaman.) Tapi harga biasanya memang keras sedikit lah berbanding kursus halal eksekutif. (Mujur saya ambil awal dulu tahun 2018, harga kasih sayang dan rahmah). So, kalau masuk ni auto jadi halal auditor ke? Haa....ini soalan berlapis sedikit nak jawab. Bak kata guru kami: "Tiga tahun mengaudit baru eligible untuk jadi junior auditor." Haa...mudah tak? Nampak berliku tapi it is good to start somewhere lah kan?
Salam sepuluh akhir ramadan.
Afiqhalal
28 Ramadan 1446H
